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Un tarifario de hotel bien armado tiene cuatro niveles: el hotel, sus habitaciones, los períodos de vigencia de cada tarifa y el precio para cada ocupación. Con esa estructura, cotizar deja de ser una cuenta y pasa a ser una selección: eliges hotel, fechas y personas, y el precio sale solo.
Por qué la estructura importa tanto
El precio de un hotel no es un número. Depende de:
- qué habitación es (estándar, superior, suite),
- cuándo es (temporada alta, baja, feriados),
- cuánta gente hay adentro (una doble con dos personas no cuesta lo mismo por persona que con una),
- qué edades tienen (un niño de 8 años no paga como un adulto, y un infante de 1 puede no pagar),
- cuántas noches son (a veces la séptima es gratis).
Si guardas "Hotel X = 80 dólares", perdiste toda esa información y alguien va a tener que reponerla de memoria en cada cotización. Ahí es donde aparecen los errores.
Nivel 1: el hotel
Los datos que de verdad se usan al cotizar:
- Nombre y destino.
- Proveedor con el que lo comprás (importante: se hereda a la venta y después sirve para saber cuánto le debés a cada uno).
- Políticas de edades: hasta qué edad es infante, desde qué edad es adulto.
- Si acepta mascotas y con qué cargo.
Ese punto de las edades se subestima. Si no está definido a nivel del hotel, cada asesor asume una cosa distinta y cotizan diferente el mismo caso.
Nivel 2: las habitaciones
Una habitación por tipo real, no por nombre comercial. Si "Superior Vista Mar" y "Superior Vista Jardín" tienen el mismo precio, es una sola habitación con una nota.
Lo importante acá es la capacidad máxima, porque es lo que va a limitar qué ocupaciones tiene sentido cargar.
Nivel 3: los períodos de vigencia
Este es el nivel que más se salta y el que más problemas trae.
Cada tarifa tiene fechas de inicio y fin. Una temporada alta de diciembre, una baja de mayo, un feriado suelto. Si el tarifario no las distingue, vas a cotizar Semana Santa con el precio de septiembre.
Dos recomendaciones:
- Carga las vigencias completas del año aunque sean varias. Es trabajo una vez y evita todas las sorpresas.
- No dejes huecos. Si entre dos períodos hay una semana sin tarifa, el cotizador no va a saber qué hacer con una reserva que cae ahí.
Hay hoteles que además cobran distinto según el día de la semana: de lunes a miércoles un precio, jueves y viernes otro, fin de semana otro. Si el tarifario no lo soporta, terminas creando tres tarifas superpuestas y peleando con las fechas cada vez que una estadía las cruza.
En Triplo el precio por día de la semana va dentro de la misma tarifa, no en tarifas paralelas: una estadía de jueves a domingo toma el precio que corresponde a cada noche sin que tengas que partirla.
Nivel 4: el precio por ocupación
Aquí está el corazón del asunto.
Para cada tarifa hay que cargar el precio según cuánta gente ocupa la habitación: sencilla, doble, triple, cuádruple y las que hagan falta —para grupos, una habitación puede llevar bastante más de seis. Y para cada una de esas, el precio del adulto, del niño, del infante y —si aplica— de la mascota.
Suena a mucha carga. Lo es la primera vez. Pero es exactamente la información que hoy alguien tiene en la cabeza o busca en un correo, y es lo que hace la diferencia entre cotizar en tres minutos y cotizar en treinta.
Un detalle que vale oro: carga el costo además del precio de venta. Sin el costo no hay margen, y sin margen no hay forma de saber qué te conviene vender ni de calcular comisiones sobre una base sensata.
Noches gratis
La promoción clásica: "paga 6, lleva 7". Es fácil de entender y fácil de calcular mal.
El error típico es restar la noche gratis por cada grupo de habitaciones en vez de por la estadía. Con dos habitaciones, la cuenta se duplica y el descuento se te va al doble sin que nadie lo note.
Defínelo con claridad: sobre qué se aplica, cuántas noches hay que reservar y si acumula con otras promociones.
Un error de estructura muy común
Crear un hotel nuevo por cada temporada: "Hotel Playa Azul", "Hotel Playa Azul Alta", "Hotel Playa Azul Diciembre".
Es tentador porque parece más simple. El problema aparece a los seis meses: tres fichas para el mismo hotel, con datos que se contradicen, y ninguna que sirva para saber cuánto vendiste de ese hotel en total.
Un hotel es un hotel. Las temporadas son períodos de vigencia dentro de sus tarifas.
Mantenerlo vivo
Un tarifario desactualizado es peor que no tenerlo, porque da confianza falsa.
Tres hábitos que alcanzan:
- Una revisión antes de cada temporada. Los proveedores mandan tarifas nuevas; cárgalas antes de que empiece a cotizarse con las viejas.
- Un responsable. Alguien tiene que ser el dueño del tarifario. Si es de todos, no es de nadie.
- Historial de cambios. Poder ver quién cambió qué precio y cuándo resuelve la discusión de "yo cotizé con lo que estaba cargado". En Triplo cada tarifa guarda su historial de ediciones.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tardo en cargar un hotel? Con las tarifas del proveedor a mano, entre 10 y 20 minutos el primero. Después se agarra ritmo.
¿Tengo que cargar todos mis hoteles antes de empezar? No. Empieza por los diez que más vendes: son el 80 % de tus cotizaciones. El resto se va agregando sobre la marcha.
¿Qué hago con un hotel que cotizo una vez al año? No lo cargues. Agrega ese servicio a mano en la cotización. El tarifario es para lo que repites.
¿Y si el proveedor me da precios netos y yo agrego mi margen? Carga el costo y el precio de venta por separado. Así el margen queda visible y puedes cambiar uno sin tocar el otro.
