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Una excursión se carga bien cuando queda con destino, proveedor y los cuatro precios completos: costo y precio de venta, para adulto y para niño. Con eso el asesor la encuentra al cotizar, el precio sale solo y el margen queda registrado. Sin destino, en cambio, la excursión existe pero es invisible en el cotizador.
Por qué el tarifario de excursiones se descuida
El tarifario de hoteles se carga con cuidado porque es donde está la plata grande. Las excursiones son montos chicos, entran de a poco y muchas veces se cargan a las apuradas para poder cotizar ya.
El costo de esa prisa aparece después. Una excursión sin destino no sale en el buscador del cotizador. Una sin costo cargado se vende con margen cero y nadie se entera hasta que alguien mira el reporte. Una duplicada con dos nombres parecidos hace que dos asesores vendan lo mismo a precios distintos.
Ninguna de las tres da error. Por eso conviene cargarlas bien la primera vez.
Los campos, uno por uno
Al crear una excursión el formulario pide esto:
Nombre. Es el único obligatorio, y es lo que verá el asesor en la lista y el cliente en la cotización. Conviene que sea reconocible sin contexto: Isla de Coche full day dice más que Coche. Evita meter el precio o el año en el nombre — cuando cambien vas a tener el nombre viejo repetido en todas las ventas históricas.
Descripción. Lo que la excursión incluye, en texto libre. Es la referencia del asesor mientras cotiza.
Destino. Parece secundario y es el campo más importante de todos. El buscador de excursiones del cotizador filtra por destino: si la excursión no lo tiene, no aparece cuando el asesor está armando un paquete a ese lugar. La excursión está cargada, pero para el que cotiza no existe.
Proveedor. Quién presta el servicio. Al cotizar se copia solo al ítem, así que es lo que después te permite saber cuánto le debes a cada operador sin ir servicio por servicio.
Precios. Cuatro campos en dos filas —costo y precio de adulto, costo y precio de niño— y una columna de % de margen al lado de cada una.
Estado. Activo o Inactivo. Vale la pena leer la sección de más abajo antes de usarlo.
Notas. Texto interno. No sale en la cotización ni en el voucher.
Logo. Se sube aparte y sólo cuando la excursión ya existe: al crearla no aparece el campo, hay que guardar primero y volver a entrar a editarla.
El truco de los tres campos de precio
Costo, precio y % de margen están enlazados: escribes dos y el tercero se calcula solo. En la práctica esto te deja cargar de la forma que tengas los datos:
- Si el operador te pasó costo y precio de venta, escribes los dos y ves qué margen te queda.
- Si tienes el costo y sabes qué margen quieres, escribes costo y porcentaje, y el precio sale solo.
Ojo con una cosa: ese porcentaje es sobre el costo, no sobre la venta. Una excursión que te cuesta 20 y vendes a 25 muestra 25 % de margen — porque ganas 5 sobre 20. Si estás acostumbrado a mirar el margen sobre el precio de venta, ese mismo caso te daría 20 %. No es un error del cálculo: son dos formas distintas de medir lo mismo, y conviene que toda la agencia use la misma. El mismo criterio aplica al armar un tarifario de hoteles.
Carga siempre el costo, aunque lo tengas en la cabeza. Es lo primero que se saltea al apurarse y es lo único que no se puede reconstruir después: sin costo, la excursión se vende con margen cero y el reporte te va a decir que ese producto no deja nada.
Cómo se calcula el precio al cotizar
Cuando el asesor agrega la excursión a una cotización, el precio sale de multiplicar:
`` precio adulto × cantidad de adultos + precio niño × cantidad de niños ``
Los infantes no suman. La fecha de la excursión se carga aparte, en el mismo bloque, y es la que después usa el equipo de operaciones para saber qué se ejecuta cada día.
Dos consecuencias prácticas de esa fórmula:
Si no cargas el precio de niño, el niño va gratis. El campo vacío se toma como cero y la cotización no avisa nada. Si tu operador cobra al niño igual que al adulto, escribe el mismo número en los dos.
El precio no cambia por temporada. A diferencia de los hoteles y los traslados, que sí manejan tarifas con rango de fechas, la excursión tiene un precio y ese se usa siempre. Si el operador te cobra distinto en temporada alta, tienes dos caminos: actualizar la ficha cuando cambie, o cargar dos excursiones con el nombre diferenciado (Full day — temporada alta). La segunda es más trabajo y más segura, porque no te reescribe el precio de las cotizaciones que ya armaste.
Desactivar, no borrar
Cuando una excursión deja de venderse, el impulso es borrarla. Conviene no hacerlo.
Ponerla en Inactivo la saca del buscador del cotizador —el asesor deja de verla al instante— pero la deja intacta en las cotizaciones y ventas donde ya se usó. Si el operador vuelve la próxima temporada, la reactivas y recuperas su historial.
Los cambios de precio, además, quedan registrados: cada excursión guarda quién la modificó y cuándo. Es lo que te permite responder "¿por qué esta venta de marzo tiene otro precio?" sin depender de la memoria de nadie.
Un orden que funciona para cargar de cero
- Carga primero destinos y proveedores. Son los dos selectores del formulario; si no existen, vas a terminar guardando la excursión sin ellos "para completarlo después".
- Una excursión por producto vendible, no por operador. Si el mismo paseo lo hacen dos operadores a precios distintos, son dos fichas.
- Completa los cuatro precios aunque el de niño sea igual al de adulto.
- Revisa el margen de la lista completa antes de darla por buena: es donde saltan los ceros.
- Cotiza una de prueba con dos adultos y un niño y comprueba que el total sea el que esperabas. Si quieres ver el flujo completo, está en cómo cotizar un paquete de viaje.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no encuentro una excursión al cotizar? Casi siempre es una de dos: no tiene destino cargado, o está en estado Inactivo. El buscador del cotizador filtra por destino y muestra sólo las activas.
¿Puedo cobrarle al niño lo mismo que al adulto? Sí, escribiendo el mismo monto en los dos campos. Si dejas el precio de niño vacío se toma como cero y el niño no paga.
¿Qué pasa si cambio el precio de una excursión ya vendida? Nada: las cotizaciones y ventas anteriores conservan el precio con el que se armaron. El precio nuevo se usa de ahí en adelante.
¿Las excursiones manejan tarifas por temporada? No como los hoteles. Cada excursión tiene un precio único. Para diferenciar temporadas conviene cargar fichas separadas con el nombre bien claro.
