triploUn voucher es el comprobante que confirma una reserva ante el proveedor y le dice al pasajero dónde presentarse, cuándo y con qué datos. Se emite por cada servicio vendido —hotel, traslado, excursión, vuelo— y tiene que llegar completo: si falta el localizador o la fecha está mal, el pasajero llega al mostrador sin respaldo.
Para qué sirve realmente un voucher
No es un recibo ni una factura — tampoco es la cotización que el asesor le manda al cliente. El voucher cumple dos funciones concretas:
- Para el proveedor: confirma que la agencia pagó (o tiene crédito) y detalla qué se reservó — habitación, régimen, fechas, cantidad de personas.
- Para el pasajero: es su hoja de ruta. Le dice a qué hotel llega, qué día hace check-in, a qué hora lo buscan para el traslado y a quién llamar si algo sale mal.
Un voucher mal armado genera llamadas de último minuto, malentendidos en el counter del hotel y, en el peor caso, una reserva que el proveedor no reconoce.
Qué datos debe llevar cada voucher
El contenido cambia según el tipo de servicio, pero hay una base común:
Encabezado: nombre de la agencia, logo, RIF, teléfono y correo. Si usas hoja membretada, estos datos ya vienen en el fondo del documento y no se repiten.
Identificación del documento: número de voucher, fecha de emisión y número de venta.
Datos del cliente: nombre completo y cédula del titular. Si el titular es un pasajero distinto al cliente que pagó, el voucher debe reflejarlo.
Pasajeros: nombre, tipo (adulto, niño, infante), documento de identidad y pasaporte con fecha de vencimiento. En vuelos emitidos por tráfico aéreo, también el número de boleto.
Lo que cambia por tipo de servicio
- Hotel: nombre del hotel, habitación, fechas de check-in y check-out, régimen de comidas (solo habitación, desayuno, todo incluido), cantidad de personas y el localizador. Si el hotel tiene horarios de entrada y salida, aparecen en la sección de condiciones.
- Traslado: ruta de ida (origen y destino), fecha, y si es ida y vuelta, la ruta de retorno. Si el traslado tiene vuelo o ferri asociado, el itinerario del tramo aparece debajo de la ruta.
- Excursión: fecha, lugar y hora de búsqueda del pasajero, y cantidad de personas.
- Vuelo: localizador (uno o varios si hay más de un proveedor), fechas e itinerario.
En todos los casos, si el proveedor —hotel, operador de excursiones o línea de paquetes— tiene logo cargado en el sistema, aparece junto al detalle del servicio.
Contactos importantes: el dato que más se olvida
Un buen voucher incluye a quién llamar si algo falla. Normalmente son dos o tres personas:
- El asesor que vendió el servicio.
- El coordinador comercial (en ventas de sub agencia) o el coordinador de ventas.
- El contacto de operaciones, si la agencia lo tiene configurado.
Cada uno aparece con nombre y teléfono. Si la agencia no configuró alguno de estos roles, simplemente no se imprime — no sale un espacio vacío.
Condiciones y políticas: cómo personalizarlas
El voucher puede incluir una sección de términos y condiciones al pie. Lo importante es que el contenido lo escribe la agencia, no el sistema. En Triplo, se configuran desde Configuración → Vouchers / PDFs, y hay un editor por cada tipo de servicio: vuelos, hoteles, traslados, excursiones, ferry y otros.
Si no configuras nada, la sección no aparece. No hay texto genérico predeterminado, porque una política que la agencia no redactó no debería salir con su nombre.
Las notas del servicio — observaciones que el asesor anotó al registrar la venta — salen en un recuadro aparte, visualmente distinto de las condiciones.
Cómo compartir el voucher con el pasajero
Hay dos formas de hacerlo llegar:
Descarga directa (PDF). Desde el detalle de la venta, se descarga el voucher de cada servicio como archivo PDF. Útil para adjuntar por correo o guardar en el expediente.
Enlace compartible. El sistema genera un link único por servicio. Quien lo abra ve el voucher actualizado, sin necesidad de reenviar un archivo cada vez que algo cambia. Se puede mandar por WhatsApp o por cualquier otro canal sin que el pasajero necesite cuenta ni contraseña.
La ventaja del enlace es que siempre muestra la versión vigente. Si el hotel cambia de habitación o la fecha se ajusta, el pasajero abre el mismo link y ve los datos correctos — no tres PDFs distintos en el chat sin saber cuál vale.
Un voucher por servicio, no uno por venta
Una venta puede incluir hotel, traslado y excursión a la vez. Cada servicio se entrega a un proveedor distinto, así que cada uno tiene su propio voucher. No existe un documento único que los junte todos: el hotel no necesita ver el detalle del traslado, y el operador de la excursión no necesita saber en qué habitación duerme el pasajero.
Esto también simplifica el envío: puedes mandar solo el voucher del hotel al hotel y el del traslado al transportista, sin que ninguno vea información que no le corresponde.
Hoja membretada: el toque profesional
Si la agencia tiene hoja membretada configurada, el voucher la usa como fondo en todas las páginas. El logo, el nombre y los datos de contacto de la agencia aparecen en el membrete y no se repiten en el cuerpo del documento. Esto aplica igual para cotizaciones, fichas de venta y comprobantes de pago — cómo armar la identidad visual de tu agencia está en funcionalidades.
Errores comunes al emitir vouchers
No revisar el localizador. Si la reserva se confirma después de la venta y el asesor no actualiza el campo, el pasajero llega sin código. Siempre revisa que el localizador esté cargado antes de compartir.
Mandar el voucher sin pasajeros. Si la venta no tiene viajeros registrados, la sección de pasajeros sale vacía. El hotel pide nombres; una lista vacía no sirve.
Olvidar las condiciones. Sobre todo en hoteles con política de cancelación estricta o depósito obligatorio. Si no están en el voucher, el pasajero no las leyó — y la agencia asume el reclamo.
Usar un PDF viejo. Si algo cambió después de emitir el voucher, el PDF descargado ya no vale. El enlace compartible resuelve este problema porque siempre muestra la última versión.
Preguntas frecuentes
¿El voucher incluye precios? No. El voucher es un documento operativo para el proveedor y el pasajero. Los montos aparecen en la ficha de venta y en el comprobante de pago, que son documentos aparte.
¿Puedo elegir qué pasajeros aparecen en el voucher? Sí. Al generar o compartir el voucher puedes seleccionar qué viajeros incluir. Por defecto salen todos los registrados en la venta.
¿El voucher sirve como factura? No. El voucher confirma la reserva, no el cobro. Para el registro fiscal la agencia usa el libro de ventas y los comprobantes de pago. Si necesitas entender cómo funciona el control de cobros, revisa cómo cerrar la caja del día.
¿Qué pasa si el proveedor no acepta el voucher? Normalmente es un problema de localizador faltante o fecha incorrecta. Revisa que los datos del servicio estén actualizados antes de emitir. El enlace compartible siempre refleja la última versión guardada.
