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En un esquema de mayoreo la agencia principal define un descuento por sub agencia —global o por producto y destino— y la sub agencia cotiza con la tarifa al público, se queda con ese porcentaje y le debe el neto a la principal. Lo que hay que resolver no es el porcentaje: es quién cobra al cliente, qué ve cada uno y cómo se lleva la cuenta corriente.
Qué es esto, en concreto
Una agencia con tarifas negociadas le abre la puerta a otros —agencias más chicas, freelancers, gente que vende viajes por su cuenta— para que vendan usando sus precios.
De 1.000 dólares que paga el cliente, con un 15 % de descuento acordado, la sub agencia se queda 150 y le debe 850 a la principal.
Para la principal es volumen sin contratar personal. Para la sub agencia es acceso a tarifas que sola no conseguiría. Funciona bien cuando las reglas están claras y se rompe rápido cuando no.
Las tres decisiones que hay que tomar antes
1. ¿Quién le cobra al cliente?
La sub agencia cobra y le transfiere el neto a la principal. Más simple para el cliente, más riesgo para la principal: si la sub agencia cobra y no transfiere, el problema es tuyo aunque el cliente ya haya pagado.
La principal cobra directo. Más control, pero el cliente ve un nombre que no es el de quien le vendió, y eso genera preguntas.
No hay una respuesta universal. Lo que no puede pasar es que no esté definido.
2. ¿Qué ve la sub agencia?
Aquí se juega la relación. La sub agencia necesita ver precios para vender, pero mostrarle todo tu tarifario con costos es entregarle tu negociación con los proveedores.
Lo razonable: que vea la tarifa al público y su descuento, no el costo. Y que vea sólo lo que decidas habilitarle: en Triplo los paquetes tienen un interruptor de visibilidad para sub agencias, producto por producto.
3. ¿El descuento es uno solo?
Casi nunca conviene.
Un porcentaje plano ignora que los márgenes son muy distintos: en boletería no hay lugar para un 15 %, y en un paquete armado sí.
Lo práctico es poder definirlo:
- global por sub agencia, como valor por defecto,
- por producto, para bajarlo en lo de margen fino,
- por destino, para empujar lo que te conviene,
- por producto y destino, para el caso puntual.
Y que gane la regla más específica. Sin reglas cargadas, el descuento es cero y nada cambia: eso es lo que permite arrancar de a poco.
El detalle que decide todo: bruto o neto
Este es el punto donde se rompen la mitad de las implementaciones caseras.
La cotización que ve el viajero tiene que ir en bruto: el precio al público, sin rastro del descuento. Es el documento que la sub agencia le manda a su cliente; si aparece el descuento, quedó expuesta.
La venta, del lado de la principal, tiene que registrarse en neto: lo que realmente va a cobrar. Ese es el número que entra en tus reportes y en tu flujo de caja.
Y el impuesto se calcula sobre la base que corresponda, no sobre las dos.
Si el sistema no distingue esos dos números, o le mostrás el descuento al viajero o tus reportes cuentan plata que no es tuya.
La cuenta corriente
Una red de sub agencias es, en la práctica, una cartera de cuentas por cobrar.
Lo mínimo que tienes que poder responder en cualquier momento:
- cuánto te debe cada sub agencia hoy,
- de qué ventas viene esa deuda,
- hace cuánto está pendiente,
- cuánto vendió cada una en el período.
Ese último dato es el que te dice a quién conviene darle mejores condiciones y a quién no.
Cómo empezar sin romper nada
- Arranca con dos o tres. Las que ya conoces y con las que hay confianza.
- Pon las condiciones por escrito. Porcentaje, plazo de pago, quién cobra, qué pasa si el viaje se cancela.
- Define el descuento por producto, no plano, desde el primer día. Cambiarlo después es incómodo.
- Revisa la cuenta corriente todas las semanas. Una deuda de tres meses empezó siendo una de tres semanas que nadie miró.
- Recién cuando funcione, sumá más.
Los errores caros
- Descuento plano en productos de margen fino. Vendés más y ganás menos.
- Dejar que la sub agencia cobre sin plazo definido. El dinero que está en la calle es tuyo pero no lo tienes.
- Mostrarle tus costos. Hoy es tu socia; mañana negocia sola con tu proveedor.
- No separar bruto de neto. Tus reportes muestran una realidad que no existe.
- No poner tope de crédito. Una sub agencia que vende mucho y paga mal es peor que una que vende poco.
Preguntas frecuentes
¿Una sub agencia puede tener sus propios asesores? Depende de cómo lo armes. Lo habitual es que la sub agencia sea un usuario con permisos limitados y su equipo trabaje por fuera.
¿Cómo manejo una devolución? Igual que cualquier anulación, pero el descuento también se revierte. Si ya se liquidó, se descuenta del período siguiente.
¿Le doy acceso a la app móvil? En Triplo las sub agencias trabajan desde la web, no desde la app móvil. Es a propósito: la app está pensada para el equipo de la agencia, y una sub agencia es un tercero al que se le da lo justo para cotizar con tus tarifas y consultar sus propias ventas.
¿Esto es lo mismo que comisionar a un asesor? No. Un asesor es parte de tu equipo y cobra comisión sobre el margen. Una sub agencia es un tercero que compra con descuento y le vende a su propio cliente.
