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Las cotizaciones que no cierran no se recuperan persiguiendo a todo el mundo por igual. Se ordenan: primero por estado, después por fecha de validez. Eso separa la que nunca llegó a salir de la que el cliente sí recibió, y la que todavía se puede reactivar de la que ya venció. Recién ahí tiene sentido levantar el teléfono.
El problema no es cotizar mucho
Una agencia sana cotiza bastante más de lo que vende. Un cliente pide tres destinos, compara con dos agencias más y termina viajando en enero en vez de noviembre. Eso es normal y no es una falla de nadie.
El problema aparece después: esas cotizaciones quedan ahí, mezcladas con las nuevas, y nadie vuelve a mirarlas. A los dos meses el asesor tiene doscientas y ninguna forma de saber cuál seguía viva. Lo que se pierde no es la cotización, es la conversación que estaba a la mitad.
Primero: las cotizaciones que no cerraron no son todas iguales
Antes de decidir a quién llamar, conviene separarlas en cuatro grupos, porque cada uno pide algo distinto:
- La que nunca salió. Se armó, se guardó y ahí quedó. El cliente ni siquiera sabe que existe.
- La que salió y no tuvo respuesta. El caso más común, y el único que de verdad justifica un seguimiento.
- La que perdiste contra otra agencia. Duele, pero es información: si se repite con el mismo destino o el mismo hotel, el problema está en el tarifario, no en el asesor.
- La que el cliente aparcó. No dijo que no; dijo "más adelante". Es la que más se malinterpreta como perdida.
Las dos primeras se distinguen solas si el sistema guarda el estado. Las dos últimas sólo se distinguen si alguien las anota.
Los cuatro estados, y por qué importan
En Triplo una cotización pasa por cuatro estados, y cada uno dice algo distinto sobre de quién es la pelota:
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Borrador | La guardaste pero no la mandaste. Sigue siendo tuya. |
| Pendiente | Está afuera, esperando respuesta del cliente. |
| Aprobada | El cliente dijo que sí, pero todavía no es una venta. |
| Convertida | Ya se transformó en venta y tiene su ficha. |
Una cotización nueva nace Pendiente, salvo que la guardes a propósito como borrador. El listado se filtra por estado, así que "todo lo que está esperando respuesta" es un clic, no una búsqueda a mano.
Un detalle práctico: el botón Convertir en venta aparece mientras la cotización está Pendiente. Si la marcas como Aprobada antes de convertirla, ese botón deja de estar a la vista. En la práctica conviene ir de Pendiente directo a venta, y dejar Aprobada para el caso en que quieras registrar el sí del cliente y cerrar la venta más tarde.
Segundo: la fecha de validez es la que hace el trabajo
Cada cotización tiene una fecha Válida hasta. Por defecto son tres días desde que la creas, y ese número no es un capricho: un precio de hotel con tasa del día no aguanta mucho más.
Cuando esa fecha pasa, la cotización aparece marcada como vencida en el listado y en su propio detalle. Eso es exactamente lo que necesitas para ordenar el montón: lo vencido no se persigue igual que lo vigente.
- Vigente y sin respuesta → es la lista de seguimiento de esta semana. Son pocas y valen oro.
- Vencida hace poco → todavía hay conversación, pero el precio ya no sirve. Se vuelve a cotizar antes de escribir.
- Vencida hace meses → no es seguimiento, es prospección. Se trata como un contacto nuevo.
El error más caro es escribirle a un cliente con un precio que ya no puedes sostener. Recuperas la conversación y pierdes la venta igual, pero ahora además quedas mal.
Tercero: cotiza opciones, no una sola
Buena parte de las cotizaciones que "no cierran" nunca tuvo con qué competir. Una sola propuesta obliga al cliente a decir sí o no; dos o tres lo ponen a elegir, que es una conversación completamente distinta.
En Triplo una misma cotización puede llevar varias opciones (A, B, C…) y el cliente las ve comparadas en el mismo documento. Cuando la conviertes en venta el sistema te pide cuál fue la ganadora: si no eliges, no te deja avanzar. Antes convertía la primera en silencio, que es como se generan los reclamos de "yo pedí la otra".
Ese dato, además, es el que después te dice algo: si siempre gana la opción más barata, tu producto medio está mal armado. Si nunca gana ninguna, el problema no eran las opciones.
Cuarto: cerrar el ciclo, aunque sea con un no
Una cotización sin desenlace es trabajo perdido dos veces: la primera cuando se armó, la segunda cada vez que alguien la ve en la lista y no sabe qué hacer con ella.
Conviene que cada una termine en una de tres cosas:
- Se convierte en venta. Al hacerlo, la venta queda ligada al asesor dueño de la cotización, no a quien la convirtió. Si la cierra el administrador un sábado, la venta y la comisión siguen siendo del asesor que la trabajó. Cómo se calculan esas comisiones lo cuenta este otro artículo.
- Se vuelve a cotizar. El cliente sigue interesado pero cambiaron las fechas o el precio. Es una cotización nueva, no un remiendo de la vieja.
- Se deja ir. No se borra: se deja vencer y se anota por qué. Ese "por qué" acumulado es el material más útil que vas a tener para la próxima temporada.
Una cotización ya convertida no se puede volver a convertir: el sistema lo bloquea, así que no hay forma de que la misma cotización termine generando dos ventas por un doble clic.
Cómo armar la rutina, en 20 minutos por semana
- Filtra el listado por Pendiente.
- Separa las vigentes de las vencidas.
- De las vigentes, escribe sólo a las que tienen algo nuevo que decir: una fecha que se libera, un precio que bajó, un cupo que queda.
- De las vencidas recientes, re-cotiza antes de escribir.
- Al resto, déjalas ir y anota el motivo.
No hace falta más. Lo que mata el seguimiento no es la falta de herramientas: es no tener un momento fijo en la semana para hacerlo. Si además tienes las conversaciones ordenadas en un solo lugar, el paso 3 deja de ser una arqueología por el WhatsApp del asesor — cómo ordenar el WhatsApp de la agencia va justamente sobre eso.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debería durar una cotización? Lo que aguante el precio. Si cotizas con tasa del día y tarifas que cambian por temporada, tres o cuatro días es razonable. Poner treinta días para "no apurar al cliente" sólo garantiza que vas a tener que rehacerla.
¿Conviene mandar varias opciones o confunde al cliente? Dos o tres opciones bien diferenciadas —por hotel, por categoría o por duración— funcionan mejor que una sola. Más de tres sí confunden, y suelen terminar en "déjame pensarlo".
¿Qué hago con las cotizaciones viejas que nunca se cerraron? No las borres. Déjalas vencer y quédate con los clientes: esa gente ya te pidió un precio una vez, que es muchísimo más de lo que sabes de un contacto frío.
¿Puedo ver qué cotizaciones tengo pendientes desde el celular? Sí. La app móvil muestra en su tablero las cotizaciones pendientes más recientes, que alcanza para no perder de vista lo que está esperando respuesta cuando estás fuera de la oficina.
