triplo
Se ordena dándole a cada persona un rol con lo mínimo que necesita para su trabajo: el asesor cotiza y vende, quien maneja tarifas edita los precios, quien administra verifica los cobros, y el dueño se queda con la configuración, las comisiones y la auditoría. Un usuario, un rol, y ninguna clave compartida.
El punto de partida
La escena se repite en casi toda agencia que creció rápido: empezaron dos personas, se sumaron cuatro, y nunca hubo un momento en que alguien dijera "hay que separar los accesos". El usuario del dueño se convirtió en el usuario de la casa, y la clave la sabían los seis.
Nadie lo hizo por descuido. Lo hicieron porque funcionaba: cualquiera podía resolver cualquier cosa, y en una agencia chica eso es una ventaja real.
Lo que se rompió
Los síntomas aparecieron en este orden, que es el orden de siempre:
Alguien cambió una tarifa y no se supo quién. Un hotel quedó cargado con el precio de temporada baja en pleno agosto. Se cotizó así tres veces. La pregunta "¿quién lo tocó?" no tenía respuesta posible: todos eran la misma persona para el sistema.
Un asesor vio el margen de todas las ventas. Incluidas las de sus compañeros, y el costo al que la agencia compra. No hizo nada malo con eso, pero el dueño se enteró de que podía y no le gustó.
Un descuento apareció de la nada. Nadie recordaba haberlo autorizado.
Un asesor se fue. Hubo que cambiar la clave y que los cinco restantes se aprendieran una nueva. Al mes siguiente se fue otro.
El primer paso no fue técnico
Antes de tocar el sistema, se sentaron media hora a escribir quién hace qué. No quién es más de confianza: qué tarea tiene cada quien. Salió una lista corta:
- Dos personas cotizan y venden todo el día.
- Una carga y actualiza los tarifarios, y habla con los proveedores.
- Una recibe los comprobantes de pago y los verifica contra la cuenta.
- Una atiende el WhatsApp general y reparte los clientes nuevos.
- El dueño mira los números y decide precios y comisiones.
Esa lista es el trabajo real. Los roles no son más que esa lista escrita de una forma que el sistema entienda.
Los roles que ya vienen armados
Triplo trae ocho roles asignables, y cada usuario tiene uno solo:
| Rol | Para quién es |
|---|---|
| Administrador | El dueño o quien manda. Acceso total. |
| Coordinador | Cotiza y vende, gestiona el equipo y los métodos de pago, verifica cobros y ve los reportes. |
| Administrativo | Igual que el coordinador, pero sin los reportes. |
| Tarifas | Cotiza y vende, y es quien gestiona los tarifarios y los proveedores. |
| Asesor | Cotiza y vende. |
| Atención al Cliente | Atiende el WhatsApp, crea clientes y los reparte entre los asesores. |
| Tráfico Aéreo | Emite boletos y lleva los saldos de las aerolíneas. |
| Agente de Mayoreo | Arma sus propias sub agencias y vende en nombre de ellas. |
La agencia del ejemplo usó cinco de los ocho. Es lo normal: nadie necesita todos.
Qué cambió en la práctica
Repartir los roles no fue un gesto simbólico. Estas son las diferencias concretas que sintieron desde el primer día:
El asesor pasó a ver su propio trabajo. Un asesor ve sus cotizaciones y sus ventas, y las de los clientes que tiene asignados. Nada más. Su tablero muestra sus números, no los de la agencia. Y en el listado de ventas dejó de aparecerle lo que se le debe al proveedor, que es información de la agencia y no suya.
Los descuentos quedaron en pocas manos. Aplicarle un descuento a una venta lo pueden hacer el administrador, el coordinador y el agente de mayoreo. Un asesor que quiere bajar un precio ahora tiene que pedirlo, que era exactamente lo que se quería.
El tarifario tiene dueño. Crear, editar y borrar servicios del tarifario quedó en manos del administrador y del rol Tarifas. Los demás lo consultan, no lo modifican. Y hay dos cosas que además sólo esos dos pueden hacer sobre una venta ya cerrada: borrarle un servicio y volver a cotizar un servicio contra el tarifario de hoy —dos acciones que cambian el total y la comisión de algo que ya se vendió—.
Verificar un pago dejó de ser cosa de todos. El asesor puede registrar un abono, porque le llega el comprobante por WhatsApp. Confirmarlo contra la cuenta lo hacen el administrativo, el coordinador o el administrador. Registrar y verificar son dos actos distintos, y el sistema los separa.
El reparto de clientes se volvió visible. Cuando alguien de Atención al Cliente le asigna un cliente a un asesor, el asesor recibe el aviso: notificación dentro del sistema, push en el teléfono y un WhatsApp desde la línea de la agencia. Nadie tiene que avisar "te pasé un cliente" en el grupo.
Lo del dueño se quedó con el dueño. Configuración, comisiones y el registro de auditoría son sólo del administrador. Ese registro guarda quién tocó qué en pagos, ventas, cotizaciones, clientes, usuarios y tarifas —que era el problema con el que empezó todo esto—.
Las decisiones que igual hay que tomar
Los roles resuelven el reparto, no el criterio. Quedan tres cosas por decidir en cada agencia:
¿El asesor ve los costos? Es la discusión de fondo. Un asesor que ve el costo negocia mejor y entiende por qué no puede regalar el precio; también es información que se va con él si se va. No hay una respuesta correcta, pero conviene tomarla a propósito y no por descuido.
¿Quién puede dar de alta usuarios? El coordinador y el administrativo pueden crear y editar usuarios, pero sólo un administrador puede nombrar a otro administrador. Y el sistema no te deja quitarle el rol al único administrador que queda, que es una protección contra el clásico de quedarse afuera de tu propia agencia.
¿Cuántas personas entran en tu plan? El cupo va con el plan: diez usuarios en Emprende, veinte en Profesional, sin tope en Agencia. Un usuario desactivado no ocupa cupo, así que cuando alguien se va no hace falta borrarlo —y conviene no borrarlo, para que su historial de ventas siga teniendo nombre—. Los cupos de cada plan están en la página de precios.
Los errores que se repiten
- Poner a todos de administrador "por si acaso". Es volver al punto de partida con más pasos.
- Dar el rol por antigüedad y no por tarea. El asesor de diez años sigue siendo asesor.
- Repartir accesos sin avisar. Un equipo que un lunes no puede hacer lo que hacía el viernes asume que desconfían de él. Se explica antes, con la lista de tareas en la mano.
- Olvidar la contracara: las comisiones. Cuando cada venta queda a nombre de quien la hizo, el cálculo de comisiones deja de discutirse. Cómo fijar la base está en cómo calcular las comisiones de tus asesores.
- Confundir un asesor con una sub agencia. Si quien vende no es de tu equipo sino un tercero que revende tus tarifas, el esquema es otro: mira sub agencias y mayoreo.
Preguntas frecuentes
¿Un usuario puede tener dos roles? No. Cada usuario tiene un rol, y cambiarlo es cuestión de un momento. Si a alguien le queda corto uno y le sobra el otro, la pregunta útil es qué hace realmente cada día.
¿Qué hago cuando un asesor se va de la agencia? Desactívalo en vez de borrarlo: deja de entrar y libera el cupo del plan, pero sus ventas siguen ahí con su nombre. Sus clientes se reasignan a otro asesor, que recibe el aviso.
¿El asesor puede ver cuánto ganó la agencia con su venta? Los reportes están reservados al administrador y al coordinador, y el reporte de comisiones sólo al administrador. Lo que ve el asesor es su propio trabajo: sus cotizaciones, sus ventas y sus clientes.
Somos tres personas, ¿esto aplica? Con tres personas alcanza con dos roles: administrador para quien decide y asesor para quien vende. Lo que sí conviene desde el primer día es que cada quien entre con su usuario, para que el trabajo tenga nombre desde el principio.
